一旦公司确认搬家日期,行政或人事部门须至少提前一周通知全体员工,最好发个通告或者邮件,并且CC给各部门领导,这是安民告示,另外也把搬迁日期报备给物业。
借此机会让那些长年把公司当家的员工,好好整理下自己的私人物品,有的贵重、有的私密,也许时间久了,员工自己放在公司里哪些东西都不记得了。如果在搬家的当天,在同事们众目睽睽下,翻倒出一些自己的私密物品,还是蛮尴尬的。
Tip:建议员工们事先整理,做好断舍离,该打包的打包,该扔的扔,该送的送,轻装上阵,所有办公家具都由使用者本人贴上姓名,搬进新办公室后便于归位。
对于放在公共区域的物品,若没有人认领,一定要尽到通报的义务。如果实在没有人认领,问过领导后即可以处理。事后若有人问起,也与行政或人事部门无关。
事先关照好IT部门:相关主机,服务器,网线,由他们负责拆除,归纳,打包。以免搬场当天出现机房未进行拆卸、IT员工又一时半会找不到的情况。
财务部的同事则须把各类资料、凭证整理的很好,并分门别类,以免出现单据混乱和丢失情况。
提前通知送水小哥,搬家当天不需要再备水了。否则导致当天送水搬水增加额外工作量。
将办公家具钥匙收集起来(包括所有的门钥匙、抽屉钥匙、柜子钥匙及备用钥匙等),并贴好标签。
一部分人员提前到达新办公室做接货的准备,并指引物品摆放地点;将个人物品放在各自的工位处,公共物品放在之前确定的摆放位置;一部分人员留在原办公室,指导搬家师傅搬运物品,并对照明细清单做好记录。
很多公司搬家讲究风水,特别是台企和港企尤其如此。选择一个搬家的良辰吉日,以及一些重要物品位置的摆放,比如老板桌椅、佛龛神像等。在搬家开始之前,将公司和老板对于风水和习俗上的规矩考虑进去,这是相当重要的。对于佛像的搬运,也有很多仪式上的讲究。搬运前需净手,用红布盖上佛像,到新家安置好,须揭掉红布并礼拜上香。
广州办公室装修后在进行搬迁时,新的办公室环境中尽管使用了环保材料等环保技术,仍然无法避免会有一些气味,这时在新的办公家具及办公环境中放些茶叶就可以很好的解决这个问题,同时绿化植物的入场,不断的释放氧气,让办公环境更加清新。